○大崎地域広域行政事務組合文書取扱規程

平成15年3月28日

訓令甲第1号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の収受及び配布(第9条―第11条)

第3章 文書の処理(第12条―第15条)

第4章 文書の施行(第16条―第22条)

第5章 文書の整理及び保存(第23条―第30条)

第1節 通則(第23条―第25条)

第2節 文書の保存(第26条―第29条)

第3節 文書の廃棄(第30条)

第6章 補則(第31条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,文書の取扱いについて,基本的な事項を定めることにより,文書事務の円滑かつ適正な実施を図り,もって事務の効率化及び合理化に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において文書とは,職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画,写真及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。

(文書取扱いの基本)

第3条 文書は,正確,迅速,丁寧に取り扱い,常にその処理経過を明らかにしておくとともに検索しやすいように整理しておかなければならない。

(事務局総務課長の職務)

第4条 事務局総務課長は,大崎地域広域行政事務組合(以下「組合」という。)の文書事務を総括し,文書が円滑かつ適正に処理されるよう常に留意し,必要があると認めるときは,当該事務の処理に関し調査を行い,報告を求め,又は指導しなければならない。

(平17訓令甲16・平31訓令甲6・一部改正)

(課長,園長及び署長の職務)

第5条 課長,園長及び署長(以下「所属長」という。)は,文書の取扱い及びその処理について,職員を指導し,その整理保存に努めなければならない。

(平17訓令甲16,平20訓令甲8・令2訓令甲7・一部改正)

(文書取扱主任の職務)

第6条 次の各号に掲げる事務を処理するため,事務局総務課,業務課,施設管理課,施設整備課,会計課,大崎広域ほなみ園並びに消防本部総務課,予防課,警防課及び防災課並びに消防署,分署及び出張所(以下「課等」という。)に文書取扱主任を置き,総務担当の係長(その職に相当する者も含む。)をもって充てる。

(1) 文書事務の処理の促進及び指導に関すること。

(2) 文書の収受,配布及び発送に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の整理及び保存に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか,文書事務の処理に関すること。

(平17訓令甲16,平20訓令甲8・平26訓令甲5・平31訓令甲6・一部改正)

(文書管理帳簿)

第7条 文書管理に必要な帳簿,帳票(以下「帳簿等」という。)は,次のとおりとする。

(1) 事務局総務課に備える帳簿等

 条例原簿 (様式第1号)

 規則原簿 (様式第2号)

 告示簿 (様式第3号)

(2) 事務局総務課及び消防本部総務課に備える帳簿等

 訓令簿 (様式第4号)

(3) 事務局総務課,業務課,施設管理課,消防本部予防課及び消防署に備える帳簿等

 指令達簿 (様式第5号)

(4) 事務局総務課及び大崎広域ほなみ園に備える帳簿等

 電報収発簿 (様式第6号)

(5) 課等に備える帳簿等

 文書収発簿 (様式第7号)

 保存文書目録 (様式第8号)

 廃棄文書目録 (様式第9号)

2 所属長は,文書の送達を行うときは,必要に応じて文書送達簿(様式第10号)を用いることができる。

(平17訓令甲16,平20訓令甲8,平24訓令甲4・平31訓令甲6・令2訓令甲7・一部改正)

(文書の記号番号)

第8条 収受又は発送する文書には,記号及び番号を付さなければならない。ただし,組合内の文書で別に定めるものについては,記号及び番号の記載は,必要としない。

2 文書の記号は,別表のとおりとする。

3 文書の番号は,会計年度による一連番号とする。ただし,条例,規則,訓令,告示その他事務局総務課長が別に定める文書については,暦年による一連番号とする。

4 同一事案に係る文書に付する文書番号については,当該事案が完結するまで同一番号を用いるものとする。

5 前項の場合において,過年度又は過年に属する文書番号を用いるときは,文書番号の前に当該文書番号の属する年度又は年の数字を付さなければならない。

(平17訓令甲16・一部改正)

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第9条 組合本庁舎に送達された文書は,事務局総務課(当該文書に係る事務を所管する所属に直接送達されたものにあっては所属)で収受し,文書の内容を確認の上,課等に配布するものとする。ただし,親展文書については,封筒に収受印(様式第11号)を押し,名宛人に配布する。

2 事務担当者は,文書の配布を受けたときは文書収発簿に記載するとともに,文書の余白に収受印を押し,供覧欄を設け,閲覧に供する。ただし,次に掲げる文書については,この限りでない。

(1) 図書,新聞,雑誌その他これらに類する文書

(2) 電報収発簿により処理する文書

(3) その他所属長が認める軽易な文書

3 訴訟,異議申立書その他収受の日時が権利の得失に関係するものは,その文書に収受時刻を明記し,封筒のあるものは封筒を添えて前項の例により処理する。

4 二以上の課等に関係する文書は,最も関係の深い課等で収受するとともに,他課に関係する文書は,速やかに関係課にその写しを送付しなければならない。

5 同一事案の文書を2人以上の個人若しくは二以上の団体から収受する場合は,これを同一番号で収受するものとする。

(平17訓令甲16・平31訓令甲6・令2訓令甲7・一部改正)

(通信回線を利用した文書の収受)

第10条 前条に定めるもののほか通信回線を利用した文書の収受に関し必要な事項は,事務局総務課長が別に定める。

(平18訓令甲13・平31訓令甲6・一部改正)

(料金未納郵便物の収受)

第11条 郵送された文書のうち,郵便料金の未納又は不足のものがあるときは,その料金を支払って収受することができる。

第3章 文書の処理

(起案)

第12条 起案は,次項に規定する場合及び別に定めのある場合を除き,起案書(様式第12号)を用い,起案に当たっては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 形式,用字,用語及び文体等については,大崎地域広域行政事務組合公用文に関する規程(平成10年訓令甲第3号)に定めるところによる。

(2) 専決により処理する起案は,専決の区分により起案書の決裁欄に明示をすること。

2 前項の規定にかかわらず,収受文書に基づいて起案をする場合で軽易なものについては,当該収受文書を利用して行うことができる。

(特例起案帳票)

第13条 定例的に取り扱う事案に係る起案については,起案書に代えて別の帳票を用いて行うことができる。

(合議)

第14条 事案の内容が他の課又は係に関連するものであるときは,その関連する課又は係に合議しなければならない。

2 前項の場合において,関連する課又は係との間で意見を異にするときは,決裁権者が決定するものとする。

(緊急を要する文書の処理)

第15条 緊急を要する文書は,上司の指示を受けて,通常の手続によらず処理することができる。ただし,事後に所定の手続をとらなければならない。

第4章 文書の施行

(決裁文書の取扱い)

第16条 決裁を経た文書(以下「決裁文書」という。)は,事務担当者において決裁年月日を記入のうえ速やかに施行の手続をとらなければならない。

(発信者名)

第17条 組合外に発信する文書の発信者名は,管理者,常勤の副管理者,消防長,署長及びその他権限を有する者(以下「管理者等」という。)の職氏名とする。ただし,その性質又は内容により特に必要があると認める文書又は軽易な事案に係る文書については,管理者等以外の者の職氏名とすることができる。

2 公印の印影を刷り込んだ文書を発送する場合においては,前項の規定にかかわらず,職名のみによることができる。

(平18訓令甲13・一部改正)

(公印)

第18条 発送する文書には,大崎地域広域行政事務組合公印規程(昭和46年規程第2号)の定めるところにより,公印を押さなければならない。ただし,組合内の文書又は事務報告,照会,回答その他法律効果に関係のない文書は,公印を省略することができる。

2 行政処分,契約,登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には契印(様式第13号)を押し,必要に応じて割印又は訂正印を押さなければならない。

(文書の発送)

第19条 文書を郵便により発送する場合,郵便切手又は官製はがきを使用したときは,事務担当者は,郵便切手受払簿(様式第14号)に必要事項を記入しなければならない。

(通信回線を利用した文書の発信)

第20条 通信回線を利用した文書の発信に関しては,事務局総務課長が別に定める。

(平18訓令甲13・令2訓令甲7・一部改正)

(施行年月日)

第21条 事務担当者は,文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として,決裁文書に記入しなければならない。

(文書件名目録の作成)

第22条 課等は,大崎地域広域行政事務組合情報公開条例(平成15年大崎地域広域行政事務組合条例第2号)第9条に規定する情報以外の文書について,文書件名目録を作成しなければならない。

2 前項の規定により作成した文書件名目録は,情報公開窓口へ送付し,閲覧に供するものとする。

第5章 文書の整理及び保存

第1節 通則

(文書の整理)

第23条 文書は,常に整然と分類して整理し,必要なときに,直ちに取り出せるように保存しておかなければならない。

2 文書の保存に当たっては,常に紛失,火災,盗難等の予防の措置を講ずるものとする。

(文書分類表)

第24条 文書は,文書分類表(以下「分類表」という。)の分類番号によって分類し,整理しなければならない。

2 前項の分類表は,事務局総務課長が別に定める。

3 所属長は,分類表の区分のうち,事務の発生により新たに追加する必要が生じた場合又は事務の消滅により分類の必要がなくなった場合には,その区分の追加又は削除を行わなければならない。

4 所属長は,前項の規定により分類表の修正をしようとするときは,事前に事務局総務課長と協議しなければならない。

(平17訓令甲16・一部改正)

(分類の方法)

第25条 文書の分類区分の決定は,次の各号に掲げるところによる。

(1) 文書は,その目的,内容等を検討したうえ大分類,中分類,小分類の順にしたがって決定するものとし,文書の件名のみにとらわれてはならない。

(2) 前号の場合において文書の内容が二以上の分類区分に該当するものは,その内容に最も関係の深い区分に分類するものとする。

第2節 文書の保存

(保存年限の種別)

第26条 文書の保存種別及び保存年限は,次の5種とする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず,法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については,その保存年限は,それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

3 保存文書の背表紙等は,種別の識別を容易にするため次の色分けによって表示する。

第1種 赤色

第2種 青色

第3種 緑色

第4種 黄色

第5種 白色

(保存年限の計算)

第27条 文書の保存年限は,当該文書の完結した日(帳票にあっては,その帳票への記載が終了した日)の属する会計年度の翌年度の初め(暦年による必要がある文書は,その完結した日の属する年の翌年の1月1日)から起算するものとする。

(完結文書の保存方法)

第28条 所属長は,完結文書で以後引続き保存を必要とするものは,年度文書は年度ごとに,暦年文書は暦年ごとに,保存年限別に仕分けし,かつ,分類表の区分別に整理し,保存しなければならない。

2 課等は文書を保存する場合,保存文書目録を作成するとともに,事務局総務課長に送付するものとする。

(平17訓令甲16,平24訓令甲4・一部改正)

(庁外持出しの禁止)

第29条 文書は,庁外に持ち出すことができない。ただし,事務局にあっては事務局総務課長,消防本部及び消防署所にあっては,消防本部総務課長の許可を得たときは,この限りでない。

(平17訓令甲16,平20訓令甲8・平26訓令甲5・平31訓令甲6・令2訓令甲7・一部改正)

第3節 文書の廃棄

(文書の廃棄)

第30条 所属長は,文書が保存年限を経過したときは,事務局総務課長に廃棄文書目録を提出し,当該文書を廃棄しなければならない。

2 所属長は,保存する必要がなくなったと認める文書については,事務局総務課長の承認を得て,保存年限の経過前にこれを廃棄することができる。

3 前2項の規定により廃棄する場合,他に悪用されるおそれのあるものは,焼却又は切断する等適切な措置を講じなければならない。

4 所属長は,文書の廃棄に際し,保存年限を更新する必要があると認めるものについては,事務局総務課長の承認を得て,新たに保存年限を付し,当該保存期間へ移行することができる。

(平17訓令甲16・一部改正)

第6章 補則

(委任)

第31条 この規程により難い文書の取扱い及びこの規程の実施に関する細目については,事務局総務課長が別に定める。

(平17訓令甲16・一部改正)

附 則

(施行期日)

1 この訓令は,平成15年4月1日から施行する。

(大崎地域広域行政事務組合文書取扱規程等の廃止)

2 大崎地域広域行政事務組合文書取扱規程(昭和46年規程第3号)及び大崎地域広域行政事務組合消防本部文書取扱規程(昭和60年規程第4号)は,廃止する。

附 則(平成17年4月1日訓令甲第16号)

この訓令は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年7月31日訓令甲第13号)

この訓令は,平成18年8月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日訓令甲第8号)

この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成22年6月22日訓令甲第12号)

この訓令は,平成22年7月1日から施行する。

附 則(平成22年9月8日訓令甲第16号)

この訓令は,平成22年9月8日から施行し,改正後の大崎地域広域行政事務組合文書取扱規程は,平成22年7月1日から適用する。

附 則(平成23年4月13日訓令甲第6号)

この訓令は,平成23年4月26日から施行する。

附 則(平成24年3月13日訓令甲第4号)

この訓令は,平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月22日訓令甲第5号)

この訓令は,平成24年4月27日から施行する。

附 則(平成26年2月12日訓令甲第2号)

この訓令は,平成26年2月21日から施行する。

附 則(平成26年9月24日訓令甲第5号)

この訓令は,平成26年10月1日から施行する。

附 則(平成27年2月10日訓令甲第2号)

この訓令は,平成27年2月17日から施行する。

附 則(平成31年2月25日訓令甲第6号)

この訓令は,平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和2年9月25日訓令甲第7号)

この訓令は,令和3年4月1日から施行する。

別表(第8条関係)

(平17訓令甲16,平18訓令甲13,平20訓令甲8,平22訓令甲12,平23訓令甲6,平24訓令甲5・平26訓令甲2・平26訓令甲5・平27訓令甲2・平31訓令甲6・一部改正)

課・署等

記号

事務局総務課

大広総第 号

業務課

大広業第 号

施設管理課

大広管第 号

施設整備課

大広施第 号

会計課

大広会第 号

大崎広域ほなみ園

大広ほ第 号

消防本部総務課

大消本総第 号

消防本部予防課

大消本予第 号

消防本部警防課

大消本警第 号

消防本部防災課

大消本防第 号

古川消防署

大消古第 号

鳴子消防署

大消鳴第 号

加美消防署

大消加第 号

遠田消防署

大消遠第 号

古川消防署志田分署

大消志第 号

古川消防署田尻分署

大消田第 号

鳴子消防署岩出山分署

大消岩第 号

加美消防署西部分署

大消西第 号

古川消防署三本木出張所

大消三第 号

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(令2訓令甲7・全改)

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(令2訓令甲7・全改)

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(令2訓令甲7・全改)

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(平24訓令甲4・一部改正)

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(平26訓令甲5・全改,平27訓令甲2・平31訓令甲6・一部改正)

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(平31訓令甲6・全改)

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(令2訓令甲7・全改)

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大崎地域広域行政事務組合文書取扱規程

平成15年3月28日 訓令甲第1号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政一般/第4章 文書・公印
沿革情報
平成15年3月28日 訓令甲第1号
平成17年4月1日 訓令甲第16号
平成18年7月31日 訓令甲第13号
平成20年3月31日 訓令甲第8号
平成22年6月22日 訓令甲第12号
平成22年9月8日 訓令甲第16号
平成23年4月13日 訓令甲第6号
平成24年3月13日 訓令甲第4号
平成24年3月22日 訓令甲第5号
平成26年2月12日 訓令甲第2号
平成26年9月24日 訓令甲第5号
平成27年2月10日 訓令甲第2号
平成31年2月25日 訓令甲第6号
令和2年9月25日 訓令甲第7号