(目的)

第1条　この規程は，文書の取扱いについて，基本的な事項を定めることにより，文書事務の円滑かつ適正な実施を図り，もって事務の効率化及び合理化に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において文書とは，職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画，写真及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。

(文書取扱いの基本)

第3条　文書は，正確，迅速，丁寧に取り扱い，常にその処理経過を明らかにしておくとともに検索しやすいように整理しておかなければならない。

(事務局総務課長の職務)

第4条　事務局総務課長は，大崎地域広域行政事務組合(以下「組合」という。)の文書事務を総括し，文書が円滑かつ適正に処理されるよう常に留意し，必要があると認めるときは，当該事務の処理に関し調査を行い，報告を求め，又は指導しなければならない。

(課長，園長及び署長の職務)

第5条　課長，園長及び署長(以下「所属長」という。)は，文書の取扱い及びその処理について，職員を指導し，その整理保存に努めなければならない。

(文書取扱主任の職務)

第6条　次の各号に掲げる事務を処理するため，事務局総務課，業務課，施設管理課，施設整備課，会計課，大崎広域ほなみ園並びに消防本部総務課，予防課，警防課及び防災課並びに消防署，分署及び出張所(以下「課等」という。)に文書取扱主任を置き，総務担当の係長(その職に相当する者も含む。)をもって充てる。

(文書管理帳簿)

第7条　文書管理に必要な帳簿，帳票(以下「帳簿等」という。)は，次のとおりとする。

(文書の記号番号)

第8条　収受又は発送する文書には，記号及び番号を付さなければならない。ただし，組合内の文書で別に定めるものについては，記号及び番号の記載は，必要としない。

(文書の収受及び配布)

第9条　組合本庁舎に送達された文書は，事務局総務課(当該文書に係る事務を所管する所属に直接送達されたものにあっては所属)で収受し，文書の内容を確認の上，課等に配布するものとする。ただし，親展文書については，封筒に収受印(様式第11号)を押し，名宛人に配布する。

(通信回線を利用した文書の収受)

第10条　前条に定めるもののほか通信回線を利用した文書の収受に関し必要な事項は，事務局総務課長が別に定める。

(料金未納郵便物の収受)

第11条　郵送された文書のうち，郵便料金の未納又は不足のものがあるときは，その料金を支払って収受することができる。

(起案)

第12条　起案は，次項に規定する場合及び別に定めのある場合を除き，起案書(様式第12号)を用い，起案に当たっては，次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(特例起案帳票)

第13条　定例的に取り扱う事案に係る起案については，起案書に代えて別の帳票を用いて行うことができる。

(合議)

第14条　事案の内容が他の課又は係に関連するものであるときは，その関連する課又は係に合議しなければならない。

(緊急を要する文書の処理)

第15条　緊急を要する文書は，上司の指示を受けて，通常の手続によらず処理することができる。ただし，事後に所定の手続をとらなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第16条　決裁を経た文書(以下「決裁文書」という。)は，事務担当者において決裁年月日を記入のうえ速やかに施行の手続をとらなければならない。

(発信者名)

第17条　組合外に発信する文書の発信者名は，管理者，常勤の副管理者，消防長，署長及びその他権限を有する者(以下「管理者等」という。)の職氏名とする。ただし，その性質又は内容により特に必要があると認める文書又は軽易な事案に係る文書については，管理者等以外の者の職氏名とすることができる。

(公印)

第18条　発送する文書には，大崎地域広域行政事務組合公印規程(昭和46年規程第2号)の定めるところにより，公印を押さなければならない。ただし，組合内の文書又は事務報告，照会，回答その他法律効果に関係のない文書は，公印を省略することができる。

(文書の発送)

第19条　文書を郵便により発送する場合，郵便切手又は官製はがきを使用したときは，事務担当者は，郵便切手受払簿(様式第14号)に必要事項を記入しなければならない。

(通信回線を利用した文書の発信)

第20条　通信回線を利用した文書の発信に関しては，事務局総務課長が別に定める。

(施行年月日)

第21条　事務担当者は，文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として，決裁文書に記入しなければならない。

(文書件名目録の作成)

第22条　課等は，大崎地域広域行政事務組合情報公開条例(平成15年大崎地域広域行政事務組合条例第2号)第9条に規定する情報以外の文書について，文書件名目録を作成しなければならない。

(文書の整理)

第23条　文書は，常に整然と分類して整理し，必要なときに，直ちに取り出せるように保存しておかなければならない。

(文書分類表)

第24条　文書は，文書分類表(以下「分類表」という。)の分類番号によって分類し，整理しなければならない。

(分類の方法)

第25条　文書の分類区分の決定は，次の各号に掲げるところによる。

(保存年限の種別)

第26条　文書の保存種別及び保存年限は，次の5種とする。

(保存年限の計算)

第27条　文書の保存年限は，当該文書の完結した日(帳票にあっては，その帳票への記載が終了した日)の属する会計年度の翌年度の初め(暦年による必要がある文書は，その完結した日の属する年の翌年の1月1日)から起算するものとする。

(完結文書の保存方法)

第28条　所属長は，完結文書で以後引続き保存を必要とするものは，年度文書は年度ごとに，暦年文書は暦年ごとに，保存年限別に仕分けし，かつ，分類表の区分別に整理し，保存しなければならない。

(庁外持出しの禁止)

第29条　文書は，庁外に持ち出すことができない。ただし，事務局にあっては事務局総務課長，消防本部及び消防署所にあっては，消防本部総務課長の許可を得たときは，この限りでない。

(文書の廃棄)

第30条　所属長は，文書が保存年限を経過したときは，事務局総務課長に廃棄文書目録を提出し，当該文書を廃棄しなければならない。

(委任)

第31条　この規程により難い文書の取扱い及びこの規程の実施に関する細目については，事務局総務課長が別に定める。